כך אומר שחר איילון, מנכ"ל רכבת ישראל, הקובע: "הדרך הנכונה לנהל ארגון היא באמצעות תוכנית אסטרטגית, שכוללת יעדים ברורים והקמת מערך להעברת מסרים מראש הארגון עד לאחרון העובדים, ובכיוון ההפוך – מהשטח להנהלה״ | גלית שפיר
כששחר איילון מונה בשנת 2011 לנציב הכבאות וההצלה הוא קיבל לידיו ארגון במשבר: 44 כבאים ואנשי כוחות ביטחון קיפחו את חייהם באסון השריפה בכרמל, דו״ח מבקר המדינה חשף ליקויים בהתנהלות והארגון סבל ממחסור בכוח אדם, באמצעים בתחנות ומחסור במערכות מרכזיות של מחשוב, תקשוב ושליטה. חמש שנים לאחר מכן ישראל דורגה במשותף עם סינגפור כמובילה במספר המועט של נפגעים בנפש משריפות בשנה (כמות ההרוגים השנתית הופחתה מ-35 ל-9).
מה שהוביל לשינוי המשמעותי היא תוכנית אסטרטגית, שהוכנה בשיתוף המשרד לביטחון הפנים, שכללה: ארגון מחדש של מערכת ההפעלה, הקמת מערכת תיאום ובקרה ארצית, הקמת מערך התנדבות, הקמת מערך כיבוי אווירי והעמקת שיתופי הפעולה הבין-לאומיים בסיוע לטיפול בשריפות ענק.
הסיפור הזה הוא רק דוגמא לעשרות משברים, שאיתם נאלץ שחר איילון להתמודד במהלך התפקידים השונים שאותם הוא מילא במשטרה, בנציבות הכבאות והחל מינואר האחרון ברכבת ישראל.
״התמודדות עם משברים וקבלת החלטות היא חלק מהותי בתפקידו של מנהל בארגון. הדרך הנכונה לנהל משבר היא על-ידי הגעה לשטח, בחינת המשבר ללא מחיצות, התייעצות עם גורמים בחברה ומחוצה לה והתאמה של תוכנית עבודה ברורה״, אומר שחר איילון בראיון למגזין "מנהלים".
תאר את תהליך בנייתה של תוכנית אסטרטגית לארגון.
״מדובר בתהליך ארוך ומפרך שבו מאתרים ואוספים נתונים מכלל האמצעים שיש בידינו, מעבדים אותם ומנסים להעריך איך הענף שלך יפעל בעוד דור, עם אילו אתגרים הוא ייאלץ להתמודד, מה יהיו השווקים החדשים ואילו שינויים צפויים בעולם העסקי, שמחייבים להתאים את הארגון לעתיד״.
מהי אם כך התוכנית האסטרטגית של רכבת ישראל?
״תוכנית 2040 מתאימה את פעילותה של הרכבת לשינויים הצפויים בעולם הטכנולוגי והגיאופוליטי. אחד הסעיפים העיקריים של התוכנית הוא הרחבת פעילות הרכבות לאזורי הפריפריה – שמטרתה עידוד הפחתת השימוש במכוניות והרחבת הנגישות בין הפריפריה למרכז – ובהמשך, בהתאם להתפתחויות הפוליטיות, גם חיבור רשת הרכבות לירדן, ומשם ישירות למדינות המפרץ".
להתאים חזון לפעילות החברה
שמונה חודשים עברו מאז שאיילון נכנס לתפקידו והרכבת נמצאת בעיצומם של מספר תהליכים, שמטרתם להפוך את רכבת ישראל לאחת החברות המובילות באירופה בתוך חמש שנים באמצעות: הקמת מערכות תת-קרקעיות במסילה לירושלים, מעבר למערכת ניהול רכבות בעלת בטיחות מירבית ומעבר לשימוש באנרגיה נקייה (מרכבות דיזל לרכבות חשמליות).
שתף אותנו מניסיונך – מהי הדרך הטובה ביותר לנהל ארגון?
״כל מנהל חייב להתאים חזון לפעילות החברה, ובהתאם לכך להכין תוכנית אסטרטגית, שאותה יש לפרוט לתוכניות חומש ותוכניות שנתיות עם יעדים ברורים. בנוסף, גם חשוב לקצר את המרחק בין ההנהלה עד אחרון העובדים, באמצעות הקמת מערך להעברת מסרים מראש הארגון עד לאחרון העובדים, וגם בכיוון ההפוך, מהשטח (עובדים זוטרים, לקוחות וספקים) להנהלה״.
מהם האתגרים הייחודיים בניהול חברה ממשלתית?
״כמנכ״ל חברה ממשלתית, אני מחוייב לפעול מול מספר שחקנים מרכזיים בהם: משרד התחבורה, רשות החברות הממשלתיות, דירקטוריון החברה, משרדים ממשלתיים (איכות הסביבה, האוצר, משרד העבודה, הרווחה והשירותים החברתיים) וועד העובדים. ריבוי הגורמים שמשפיעים על ההתנהלות של החברה מהווים אתגר. לאחר שמנהל בחברה ממשלתית פתר את סבך תהליך קבלת ההחלטות שמעליו, הוא מתפנה לניהול ענייניה השוטפים של החברה״.
מהן התכונות שנדרשות ממנהיג?
״מנהל חייב לתת דוגמא אישית בחריצות, במחוייבות שלו לעבודה ובצניעות. אומץ ניהולי זה לא בהכרח להיות קשוח ולפטר על ימין ועל שמאל ולומר לכולם איך לקצץ בהוצאות, אלא לאתר ולתחקר טעויות ולפעול לביצוע תוכנית לתיקון הליקויים".
האם אתה מנהל ריכוזי או מאלו שמאצילים סמכויות?
״אני נחשב מנהל שמאציל סמכויות, מאפשר טווח פעולה נרחב וקבלת החלטות על-ידי מנהלי ביניים ועובדים זוטרים, יחד עם זאת, חשוב לי לקבל עדכונים מהשטח להיות מעודכן ומעורב. להשאיר אצבע על הדופק".
איזה עובדים אתה מחפש כיום?
״אני מחפש עובדים שיש להם ברק בעיניים, רצון לעבוד בחברה, מקצועיות, אכפתיות וחברות״.
מהי הדרך הנכונה לנהל עובדים?
״חשוב להתאים את העובד למשימה, לספק לו את מירב הכלים, ההנחיות והדרכות״.
כיצד נכון להתנהל מול ועד עובדים?
״הגישה שלי להתנהלות מול ועד עובדים מבוססת על 80% היגיון ו-20% רגש. השלב הראשון בהתנהלות מול ועד הוא ההסכמה שאסור לפגוע בפעילות שהיא הכרחית לחברה. כך לדוגמא במכבי האש היה חשוב לנו להגיע להסכמה עם העובדים שתמיד חייבים לצאת לטפל בשריפות. ולאחר מכן מגיע שלב המשא ומתן, שאליו צריך להוסיף את ענייני הרגש והכבוד. כך גם ברכבת הגענו להסכמה שלעולם לא נפגע בנוסעים".
מהי ההמלצה שלך לצעירים שרוצים להגיע לתפקידי ניהול?
״לרכוש השכלה רלוונטית, להתמודד בנחישות על התפקיד שמעוניינים בו, להתמקד בעבודה ולהיות שותף״.
